États des lieux d’entrée et de sortie : choisir la bonne organisation pour un portefeuille locatif

Relier l’entrée et la sortie à une même décision de gestion

Un état des lieux sert à relier deux moments d’une même location : l’entrée, lorsque le logement est remis au locataire, et la sortie, lorsque le locataire restitue les clés. La comparaison du logement et de ses équipements à ces deux moments aide à déterminer la prise en charge des travaux éventuels. Elle ne remplace pas l’examen précis de chaque différence, mais elle donne le cadre de travail du bailleur, de son mandataire et du locataire.

Pour les baux signés après le 27 mars 2014, l’état des lieux d’entrée est obligatoire, se réalise lors de la remise des clés et est joint au bail. L’état des lieux de sortie décrit le logement et ses équipements au départ définitif du locataire de sa résidence principale et se réalise lors de la remise des clés au propriétaire ou à l’agence immobilière.

Votre décision de gestion doit donc porter sur la continuité du dossier, pas seulement sur le rendez-vous du jour. Pour chaque bien, vous devez pouvoir retrouver un état initial lisible, un état final établi dans un périmètre comparable et les éléments qui expliquent chaque écart.

La bonne organisation répond à trois questions simples :

• Qui établit chaque état des lieux et dans quel cadre ?
• Comment les pièces, équipements, annexes, accès et réserves sont-ils décrits de la même manière à l’entrée et à la sortie ?
• Quelle procédure appliquez-vous si une partie est absente, refuse de participer ou conteste une dégradation ?

Les sections suivantes vous permettent de trier ces questions avant de choisir la réalisation interne, une délégation ciblée ou l’intervention d’un commissaire de justice.

Établir un point de départ contradictoire et révisable

L’état des lieux d’entrée se réalise contradictoirement, en présence du locataire et du propriétaire ou de l’agence immobilière. Pour une agence ou un administrateur de biens, cette présence n’est pas un détail administratif : elle permet aux parties de constater ensemble l’état du logement au moment où les clés sont remises.

Préparez le rendez-vous autour du logement réel, et non autour d’un modèle rempli à l’avance. Parcourez chaque pièce, les équipements et les accès privatifs ou communs concernés. Les réserves doivent rester rattachées à l’endroit observé et à l’élément décrit. Une formulation générale comme « bon état » ne suffit pas toujours à rendre une différence compréhensible plusieurs mois plus tard.

Le locataire peut demander une modification de l’état des lieux d’entrée dans les 10 jours calendaires suivant sa réalisation pour les éléments du logement. Pour le chauffage, le locataire peut demander une modification durant le 1er mois de la période de chauffe.

Vous pouvez intégrer cette possibilité à votre processus sans laisser le dossier en attente indéfiniment. Conservez la version initiale, datez toute modification demandée et rattachez-la à la pièce ou à l’équipement concerné. Si vous gérez plusieurs logements, prévoyez un emplacement unique pour la demande et sa réponse afin que la version retenue reste identifiable.

Une absence ou un refus peut empêcher l’état des lieux contradictoire. Dans ce cas, l’une des parties peut faire appel à un commissaire de justice pour établir un constat locatif ; les frais sont alors partagés entre le locataire et le propriétaire. Le commissaire de justice informe les parties par lettre recommandée avec accusé de réception au moins 7 jours à l’avance.

Ne transformez pas une absence en accord implicite et ne présentez pas un document non signé comme un constat contradictoire. Notez le rendez-vous prévu, les démarches effectuées et le motif de l’impossibilité, puis appliquez la voie adaptée à la situation.

Reproduire le même périmètre au moment de la sortie

L’état des lieux de sortie se réalise une fois le logement vidé des affaires du locataire, en examinant les différentes pièces et les annexes comme le box, le parking ou la cave. L’examen doit couvrir le périmètre réellement loué et les équipements remis avec le logement.

Organisez la sortie comme une reprise du parcours d’entrée : même ordre de visite, mêmes pièces, mêmes annexes et mêmes équipements. Cette méthode réduit les zones laissées de côté et vous aide à distinguer un élément absent du rapport d’entrée d’une différence apparue pendant la location. Pour une remise de clés partielle ou un local encore encombré, inscrivez clairement la réserve au lieu de conclure trop vite sur son état.

Pour faciliter la comparaison, l’état des lieux de sortie est établi sur le même document que celui d’entrée ou avec une mise en page identique. Il peut être établi sur papier ou sous forme électronique et doit être signé par le locataire et le bailleur ou leurs représentants.

Votre trame de sortie doit donc reprendre les rubriques de l’entrée sans changer leur ordre ni leur niveau de précision. Vous pouvez organiser la visite en quatre temps :

1. Confirmer l’identité du logement, la date et la remise des clés.
2. Parcourir les pièces et les annexes dans le même ordre que lors de l’entrée.
3. Décrire chaque différence, réserve ou élément non observable avec les informations disponibles.
4. Relire le document avec les parties présentes et recueillir les signatures prévues.

Contrôler les données, les preuves et le chiffrage du rapport

Un rapport d’état des lieux exploitable doit permettre d’identifier sans ambiguïté la mission et le logement concernés. Vérifiez que le rapport mentionne :

• le type d’état des lieux et sa date ;
• l’adresse du logement, ainsi que l’identité et les coordonnées des parties ou des personnes mandatées ;
• les relevés des compteurs concernés lorsque les charges locatives ne sont pas forfaitaires ;
• les clés et autres moyens d’accès aux locaux privatifs ou communs ;
• l’état précis des sols, murs, plafonds, équipements et meubles de chaque pièce ;
• les signatures des parties ou de leurs mandataires présents.

En France, ces informations constituent notamment le socle à reprendre pour l’état des lieux d’entrée. Pour un portefeuille, ajoutez vos contrôles internes de classement et de nommage, mais ne supprimez pas une rubrique utile à la comparaison.

Les observations ou réserves peuvent compléter la description de chaque pièce et être illustrées par des photographies. Une photo ne doit pas flotter à côté du rapport : rattachez-la à la pièce, à l’équipement ou à la réserve qu’elle documente, puis conservez la correspondance entre l’image et la ligne concernée.

Avant d’archiver le dossier, relisez chaque page avec quatre contrôles :

• l’observation décrit-elle un emplacement et un élément précis ?
• la photographie permet-elle de retrouver ce que le texte signale ?
• la réserve indique-t-elle ce qui doit encore être constaté ou complété ?
• la signature et la date correspondent-elles aux parties présentes ?

Un élément non observé doit rester présenté comme non observé. N’ajoutez pas une conclusion qui n’est pas constatée dans le logement ou documentée dans le rapport.

Lorsque vous demandez une prestation déléguée comprenant des photos et un chiffrage, demandez quel niveau de détail, quel format et quelle restitution sont prévus. Le chiffrage annoncé doit pouvoir être rattaché aux observations auxquelles il se rapporte ; son intitulé ne suffit pas à définir son contenu.

Dans votre fiche de contrôle, séparez le besoin opérationnel de la restitution attendue. Vous pouvez demander, par exemple, si le chiffrage accompagne chaque différence ou s’il est remis dans un document distinct, quelles informations sont visibles par votre équipe et comment les pièces sont associées au logement. Cette préparation vous évite de confondre la présence d’une fonction annoncée avec le livrable précis dont votre portefeuille a besoin.

Comparer les différences sans transformer l’usure en dégradation

La comparaison de deux états des lieux datés et signés peut contribuer à établir les responsabilités en cas de litige. Elle doit toutefois rester une lecture pièce par pièce, ligne par ligne, avec les réserves et les photographies disponibles.

Pour chaque différence, suivez ce chemin :

1. Retrouvez la description et l’image correspondantes dans l’état d’entrée.
2. Décrivez l’état constaté à la sortie sans remplacer l’observation par une qualification immédiate.
3. Vérifiez si la différence correspond à l’usure liée au temps, à une dégradation ou à une transformation du logement.
4. Notez ce qui n’était pas décrit ou photographié à l’entrée.
5. Rattachez tout chiffrage ou toute réparation à la différence effectivement documentée.

Une différence absente du document d’entrée doit être marquée comme insuffisamment documentée. Ne la classez pas automatiquement comme une dégradation imputable au locataire.

La vétusté liée au temps ne peut pas être facturée au locataire, qui n’a pas à remettre le logement à neuf. L’usure des peintures ou des sols doit donc être distinguée d’une détérioration qui dépasse le vieillissement normal.

Le locataire peut être responsable des dégradations dues à un usage anormal et des transformations réalisées sans l’accord préalable du bailleur. La qualification doit rester liée à ce que les deux états de lieux permettent de comparer : une moquette brûlée, des trous dans un mur ou une modification non autorisée ne se lisent pas de la même manière qu’un revêtement qui a simplement vieilli.

Votre équipe doit séparer trois sujets dans le dossier : le fait observé, la comparaison avec l’entrée et la suite financière ou technique envisagée. Cette séparation rend le raisonnement lisible sans présenter le rapport comme une garantie automatique contre un désaccord.

Comparer les états des lieux et traiter les écarts

La comparaison commence par un point de référence établi contradictoirement, puis reprend le même périmètre à la sortie. L’état des lieux d’entrée se réalise en présence du locataire et du propriétaire ou de l’agence immobilière. À la sortie, le logement doit être vidé avant l’examen des pièces et des annexes.

Cette séquence rend chaque différence lisible avant d’examiner sa qualification. Elle évite de comparer un état initial détaillé avec une sortie décrite dans un périmètre différent.

Avec Dwell, nous permettons de créer, centraliser et fiabiliser vos états des lieux d’entrée et de sortie, en autonomie ou par délégation. Nous proposons également Dwell comme solution numérique pour gérer et centraliser les états des lieux et les documents associés.

L’autonomie ne signifie pas seulement disposer d’un outil. Vous devez aussi attribuer la visite, suivre les réserves, contrôler les signatures et retrouver le dossier lorsque la sortie intervient. Si votre organisation ne peut pas tenir cette chaîne pour une mission donnée, la délégation peut répondre à un besoin ponctuel sans modifier automatiquement toute votre gestion locative.

Avant de vous engager, séparez trois colonnes : le besoin interne, l’élément annoncé et la question à poser. Cette méthode vous aide à ne pas transformer une fonction générale en engagement particulier pour votre portefeuille.

Exemple de lecture :

• Besoin interne : faire établir une sortie pour un logement précis. Élément annoncé : une prestation d’état des lieux locatif. Question à poser : qui intervient, pour quelle adresse et dans quelles conditions ?
• Besoin interne : retrouver les dossiers de plusieurs logements. Élément annoncé : une centralisation numérique. Question à poser : quels documents et quelles personnes seront accessibles dans votre organisation ?
• Besoin interne : exploiter des photos et un chiffrage. Élément annoncé : des photos et un chiffrage associés à la prestation déléguée. Question à poser : quel niveau de détail, quel format et quelle restitution sont prévus ?

Vous obtenez ainsi une décision vérifiable pour chaque mission, plutôt qu’une promesse générale appliquée à des situations différentes.

Cadrer précisément une mission déléguée à Marseille

À Marseille, nous réalisons des états des lieux locatifs d’entrée et de sortie pour les agences immobilières, les bailleurs sociaux et les administrateurs de biens. Nous pouvons examiner une demande portant sur une entrée, une sortie, plusieurs biens ou communes, ou des logements meublés ; le périmètre doit être confirmé selon votre besoin.

Si votre portefeuille comprend des adresses à Marseille, Aix-en-Provence, Toulon, dans le Var ou dans les Bouches-du-Rhône, inscrivez chaque commune séparément dans votre demande. Cette précision permet de distinguer le volume réel, les déplacements concernés et les conditions propres à chaque logement, sans supposer qu’une prestation identique s’applique automatiquement à toutes les adresses.

Nous proposons une prestation d’états des lieux locatifs pour une mission d’entrée, de sortie ou pour les deux. Nous associons des photos et un chiffrage à la prestation d’états des lieux déléguée.

Pour transformer votre besoin en demande exploitable, préparez une fiche par groupe de biens avec :

• le type de mission : entrée, sortie ou entrée et sortie ;
• les adresses, communes et types de logements concernés ;
• le nombre de biens et la période souhaitée ;
• les personnes à coordonner pour la remise des clés et la présence au rendez-vous ;
• les photographies, le chiffrage et le format de restitution attendus ;
• les contraintes d’accès, d’annexes ou de documents déjà disponibles.

Une demande qui distingue ces éléments facilite l’examen du périmètre. Elle ne vaut pas confirmation de chaque condition : les modalités doivent rester rattachées au besoin décrit.

Demandez qui intervient, pour quelle adresse et dans quelles conditions. Demandez aussi quel niveau de détail, quel format et quelle restitution sont prévus pour les photos et le chiffrage.

Votre grille peut prendre la forme suivante :

Ce cadrage vous permet de comparer votre besoin avec la mission effectivement demandée, sans confondre la délégation d’un rendez-vous avec le transfert de toute la gestion locative.

Relier le rapport aux suites du dépôt de garantie

Les frais ne se traitent pas de la même manière à l’entrée et à la sortie. Pour un état des lieux d’entrée amiable réalisé par un tiers mandaté par le propriétaire, la part du locataire ne peut pas dépasser 3 € par mètre carré de surface habitable. Aucun frais ne peut être facturé au locataire pour un état des lieux de sortie réalisé à l’amiable, même par un professionnel.

Dans votre dossier, distinguez donc la nature du rendez-vous, son caractère amiable ou non et la personne qui intervient. Ne transposez pas la règle applicable à l’entrée sur la sortie. Lorsque l’amiable échoue et qu’un constat locatif est établi par un commissaire de justice, le régime décrit pour ce constat doit être examiné séparément.

Le délai de restitution du dépôt de garantie est au maximum de deux mois en présence de dégradations imputables au locataire et d’un mois lorsque les états des lieux sont conformes. Le délai court à compter de la remise des clés au bailleur ou à son mandataire.

Le bailleur peut déduire du dépôt de garantie le coût des réparations imputables au locataire et demander le complément si ce coût dépasse le dépôt. En copropriété, une retenue provisoire peut atteindre 20 % du dépôt de garantie avant l’arrêté des charges ; le solde est restitué dans le mois suivant l’approbation des comptes.

Pour chaque retenue envisagée, rattachez la décision à la différence documentée, au chiffrage ou aux justificatifs disponibles et au cadre applicable. La comparaison entrée-sortie ne suffit pas à elle seule à établir une somme : elle doit être relue avec la nature de l’usure, la responsabilité envisagée et les pièces du dossier.

Faire intervenir un professionnel quand l’amiable échoue

Le procès-verbal d’un commissaire de justice consigne des constatations matérielles et constitue un moyen de preuve particulièrement solide, selon les constatations réalisées et le cadre de la mission. La portée du document dépend donc de ce qui a été effectivement constaté et de la mission confiée.

Avant la visite, rassemblez l’état des lieux d’entrée, les photographies, les réserves, les échanges utiles et les informations sur les clés ou l’accès. Indiquez clairement si votre difficulté concerne une absence, un refus de signer, un désaccord sur une dégradation ou une impossibilité de réunir les parties. Cette préparation aide à cadrer la demande sans préjuger de son issue.

Pour un litige relatif à l’état des lieux d’entrée ou de sortie, la saisine de la commission départementale de conciliation est facultative. Elle peut constituer une voie à examiner lorsque le désaccord persiste, après avoir rassemblé les documents et les échanges qui permettent de comprendre la question posée.

La commission ne remplace pas la description initiale du logement. Commencez par stabiliser les faits : date de l’état des lieux, parties présentes, réserves, photographies, signatures, différence constatée et demande formulée. Vous pourrez ensuite choisir la suite adaptée au dossier plutôt que de traiter chaque désaccord comme une simple correction de rapport.

Préparer la prochaine organisation de vos états des lieux

Votre prochaine demande peut être préparée à partir de cinq informations : l’adresse et la commune, le type de mission, le volume de biens, le mode de réalisation souhaité et le niveau de restitution attendu. Ajoutez les contraintes d’accès, les annexes, les documents d’entrée disponibles et les points qui exigent une photographie ou un chiffrage.

Nous proposons des états des lieux locatifs fiables et complets, avec des prestations déléguées comprenant des photographies et un chiffrage. Nous proposons également un accompagnement adapté aux besoins des gestionnaires immobiliers, des administrateurs de biens et des bailleurs sociaux.

Pour une situation individuelle qui appelle une interprétation juridique ou un traitement de litige, demandez l’avis d’un professionnel compétent ou de l’autorité concernée. Pour le reste, commencez par choisir la voie correspondant à votre dossier : trame interne contrôlée, mission déléguée précisément définie ou constat établi lorsque l’amiable n’est plus possible.

Avant toute transmission, réunissez une fiche qui indique clairement :

• entrée, sortie ou les deux ;
• adresse, commune, type de logement et annexes ;
• nombre de biens et interlocuteurs à coordonner ;
• présence attendue des parties et modalités d’accès ;
• photos, chiffrage, format et restitution souhaités ;
• éléments d’entrée à comparer et réserves déjà connues.

Ce cadrage donne une base concrète pour organiser vos états des lieux sans élargir la mission à toute la gestion locative.

Questions pratiques avant de cadrer vos états des lieux

Peut-on déléguer uniquement les états des lieux sans externaliser toute la gestion locative ?

Oui. La mission peut être limitée à un état des lieux d’entrée, de sortie ou aux deux, pour un ou plusieurs biens. Avant de l’organiser, précisez les adresses, les communes, l’intervenant, les conditions d’accès, les photographies, le chiffrage et le format de restitution attendus. La délégation d’un rendez-vous ne constitue pas automatiquement un transfert de toute la gestion du portefeuille.

Que faire si une correction est nécessaire après un état des lieux d’entrée ?

Le locataire peut demander une modification dans les 10 jours calendaires suivant la réalisation pour les éléments du logement. Pour le chauffage, une demande reste possible durant le premier mois de la période de chauffe. Conservez la version initiale, datez la demande et sa réponse, puis rattachez toute modification à la pièce ou à l’équipement concerné. En cas de refus de compléter le document, la commission départementale de conciliation peut être saisie gratuitement.

Quand faut-il demander un constat locatif à un commissaire de justice ?

Demandez cette intervention lorsque l’absence, le refus ou le conflit empêche un état des lieux amiable et contradictoire. Le commissaire de justice informe alors les parties par lettre recommandée avec accusé de réception au moins 7 jours à l’avance ; les frais du constat locatif sont partagés entre le locataire et le propriétaire. Ne forcez pas une signature et rassemblez les convocations, échanges, états des lieux antérieurs et photographies disponibles.

Comment traiter une retenue sur le dépôt de garantie après la comparaison des rapports ?

Rattachez toute retenue à une différence effectivement documentée, en distinguant la vétusté normale d’une dégradation imputable au locataire. Le bailleur peut déduire le coût des réparations imputables et demander un complément si nécessaire. Le dépôt doit être restitué au maximum dans les deux mois lorsque des dégradations imputables sont établies, et dans le mois lorsque les états des lieux sont conformes. Ces repères doivent être vérifiés selon le bail et la situation du logement.